Revit bestandsbeheer en datamanagement

Bent u bouwkundig? Dan is het forum Bouw en Architectuur voor u! Autodesk AEC Collection en de Bouw Connect Bibliotheek komen hier uitgebreid aan bod.

Moderators: Joost, Coen, DavidN, Frank, Anton, Henk, Roy_M, Emre

DavidN
Berichten: 11

Revit bestandsbeheer en datamanagement

Berichtdoor DavidN » wo 19 jun 2019, 12:33

Regelmatig krijgen we van klanten de vraag hoe projectbestanden het best beheerd en gemanaged kunnen worden, en dan vooral met het oog op samenwerking binnen hetzelfde project. Vooral Revit gebruikers zien soms door de bomen het bos niet meer en lopen vast in de vele mogelijkheden. We kappen wat bomen weg en verruimen uw blikveld door de mogelijkheden op een rijtje te zetten.

Voor het beheren van bestanden en data zijn er best veel 'smaakjes' te kiezen. Wil men echter ook realtime samenwerken (in Revit) dan is de keuze al wat beperkter en zal deze doorgaans worden bepaald door met wie u wilt samenwerken en of de vereiste functionaliteiten aanwezig zijn. Ook zijn de kosten niet geheel onbelangrijk. Wat valt er zoal te kiezen?

  • Revit Worksharing;
  • Revit Worksharing & Revit Server;
  • Autodesk Vault;
  • Autodesk Vault & Revit Server;
  • BIM 360 Design;
  • eTransmit for Revit;
  • FTP Sites/Cloud Apps/WAN Accelerators.
Revit Worksharing - Samenwerken binnen een organisatie met één vestiging Deze vorm is geschikt voor organisaties die met meerdere gebruikers binnen het eigen lokale netwerk (LAN) in een Revit model willen samenwerken. Hierbij worden modellen op een netwerkschijf opgeslagen die toegankelijk zijn voor Revit gebruikers. Revit Worksharing mist echter het samenwerken met externe partijen, maar ook andere functies die van belang zijn. Zo schort het bijvoorbeeld aan automatisch versiebeheer of het plaatsen van opmerkingen binnen een model. Aanvullende software kan dit oplossen maar zal de kosten aardig verhogen. Ook handmatig versiebeheer is natuurlijk nog mogelijk maar is door de tijd ingehaald en bovendien erg foutgevoelig.

Rechtenbeheer is met Revit Worksharing overigens ook nauwelijks mogelijk. Door gebruik te maken van 'Worksets' kunnen Revit modellen, of onderdelen daarvan, nog enigszins worden afgeschermd maar dan houdt het wel zo'n beetje op. Dat hoeft doorgaans echter niet zo'n probleem te zijn omdat alle betrokkenen binnen dezelfde organisatie werken. Doordat er niet met externe partijen wordt samengewerkt hoeft het netwerk bovendien niet verbonden te worden met het internet en is data goed beveiligd tegen indringing van buitenaf. Dit kan doorslaggevend zijn voor organisaties die met gevoelige ontwerpinformatie werken, zoals defensie, justitiële inrichtingen en financiële instellingen, etc.

De kosten ten slotte. Daar kunnen we kort over zijn: die zijn er nagenoeg niet. Een netwerk is doorgaans al aanwezig en Worksharing is onderdeel van Revit. Dan blijft een extra netwerkschijf en het reguliere beheer over: praktisch verwaarloosbaar.

Afbeelding Geen installatie vereist Afbeelding Alleen intern samenwerken
Afbeelding Beperkt beheer nodig Afbeelding Geen toegangsbeheer
Afbeelding Hoog veiligheidsniveau Afbeelding Geen versiebeheer
Afbeelding Lage initiële kosten Afbeelding Geen opmerkingen plaatsen
Afbeelding Lage onderhoudskosten

Revit Worksharing & Revit Server - Samenwerken met meerdere vestigingen (WAN) Heeft een organisatie meerdere vestigingen of werkt het samen met -betrouwbare- andere organisaties, dan kan 'Worksharing' in combinatie met 'Revit Server' worden gebruikt. Met Revit Server wordt Worksharing niet alleen mogelijk binnen het eigen netwerk (LAN) maar ook op andere netwerken (WAN). Deze vorm is erg flexibel met betrekking tot 'scalability' en kan eenvoudig worden op- of afgeschaald.

Net als bij 'Worksharing' is het beheer van rechten beperkt. Omdat externe partijen nu ook toegang hebben wordt de veiligheid van deze data wel belangrijker en kan een reden zijn om juist niet voor deze vorm te kiezen.

Dan nog de kosten. Voor de software hebben we natuurlijk Revit Server nodig, die is gelukkig gratis. Maar de software draait alleen op Windows Server en is voor elke Host of Accelerator een Windows Server-licentie nodig. Ook voor de hardware moeten er meer kosten worden gemaakt omdat elke Host of Accelerator een eigen server nodig heeft. Daar komen aanvullende kosten bij voor de implementatie, het beheer en het periodiek onderhoud van de servers. Deze kosten kunnen aardig oplopen en is een factor waarmee rekening gehouden dient te worden.

Afbeelding Intern en extern samenwerken Afbeelding Geen rechtenbeheer
Afbeelding Samenwerken op afstand Afbeelding Geen versiebeheer
Afbeelding Eenvoudig in gebruik Afbeelding Geen opmerkingen plaatsen
Afbeelding Controle over eigen data Afbeelding ICT kennis vereist
Afbeelding Onafhankelijk van derden Afbeelding Hoge initiële kosten
Afbeelding Hoge onderhoudskosten
Autodesk Vault Autodesk Vault is een datamanagement oplossing die zijn oorsprong heeft in Inventor. Het biedt aanvullende functionaliteiten, zoals Check in- Check out en versiebeheer. Wanneer er bestanden op de Vault server uitgecheckt zijn wordt er voor de gebruiker die het bestand uitcheckt een lokale kopie van het uitgecheckte bestand gemaakt. Op dat moment zien andere gebruikers dat het bestand uitgecheckt is en dat ze er niet in kunnen werken. De gebruiker die het bestand heeft uitgecheckt werkt intussen lokaal verder in het bestand. Zodra de gebruiker klaar is met het bestand wordt het bestand weer ingecheckt in de Vault. De Vault heeft beschikking over een geïntegreerde viewer, zodat sheets ook bekeken kunnen worden door projectmedewerkers die geen Revit tot hun beschikking hebben. Daarnaast biedt de Vault functionaliteit zoals een geïntegreerde back-up, opmerkingen plaatsen (redlining), meerdere bestanden tegelijk printen (batchprinting) en is het mogelijk Families rechtstreeks uit Vault in te laden.

Net als bij Revit Server is dit een oplossing waarbij er zelf gezorgd moet worden voor Servers en opslagcapaciteit. Ook moet er Intern ICT-kennis aanwezig zijn en moet rekening gehouden worden met installatie, beheer en onderhoud van het systeem. Nadeel is dat er met de Vault niet gebruik kan worden gemaakt van worksharing. Daarnaast betaal je bij Vault Professional kosten per gebruiker. Hierdoor wordt Vault een vrij prijzige oplossing.

Afbeelding Intern en extern samenwerken Afbeelding Geen worksharing
Afbeelding Samenwerken op afstand Afbeelding Opslagcapaciteit
Afbeelding Geïntegreerde back-up Afbeelding ICT-kennis vereist
Afbeelding Versie en rechtenbeheer Afbeelding Hoge initiële kosten
Afbeelding Opmerkingen plaatsen Afbeelding Hoge onderhoudskosten
Afbeelding Schaalbaarheid

Autodesk Vault & Revit Server Twee van de voorgaande oplossingen kunnen ook gecombineerd worden, namelijk Revit Server en Vault. Revit Server wordt dan door een organisatie gebruikt om samen te werken aan een model totdat deze klaar is om gedeeld te worden met externe partijen. Omdat Vault over betere versie, toegang- en beheersfunctionaliteiten beschikt wordt het model op Vault geplaatst en (selectief) toegankelijk gemaakt voor externe projectleden. Deze combinatie biedt de voordelen van beide pakketten, maar de kosten om beide omgevingen in te richten en te beheren lopen hierdoor aardig op.

Afbeelding Intern en extern samenwerken Afbeelding Opslagcapaciteit
Afbeelding Samenwerken op afstand Afbeelding ICT-kennis vereist
Afbeelding Geïntegreerde back-up Afbeelding Hoge initiële kosten
Afbeelding Versie en rechtenbeheer Afbeelding Hoge onderhoudskosten
Afbeelding Opmerkingen plaatsen
Afbeelding Schaalbaarheid

BIM 360 Design BIM 360 Design is een combinatie van functionaliteiten waarbij zowel interne als externe projectteams met elkaar, vanuit de Cloud, kunnen samenwerken. Met BIM 360 Design deel, bewerk en beheer je je projectbestanden, is het mogelijk toegangsbeheer te regelen op bestand-, folder, project, gebruiker of bedrijfsniveau en worden bestandsversies opgeslagen, bijgehouden en automatisch doorgenummerd. Ook het maken van opmerkingen, opvragen van informatie en volgen van versies en wijzigingen is met BIM 360 Design mogelijk en worden overzichtelijk gepresenteerd. De combinatie van BIM 360 Design en BIM 360 Docs zorgen voor een gestroomlijnd werkproces waarbij elke gebruiker, op elk moment en elke locatie, toegang heeft tot de laatste projectinformatie.

Data op de Autodesk BIM 360 Cloudservers zijn beveiligd tegen aanvallen van buitenaf en worden meervoudig gebackupped. Kans op dataverlies is dus vrijwel nihil. Voor installatie van BIM 360 Design hoeft de beheerder geen ICT kennis te hebben; alles wordt tijdens de installatie netjes ingesteld en de gebruiker kan direct aan het werk. Prijzige hardware en aanvullende software is niet nodig en ook onderhoud is niet van toepassing omdat het serveronderhoud door Autodesk wordt beheerd. Een totaaloplossing dus die veel biedt en weinig moeite kost.

Het kostenplaatje is vrij eenvoudig: alles wat nodig is, is een abonnement op BIM 360 Design en een gebruiker kan voor een periode van 1 of 3 jaar met de Cloud-service werken. De licentie van een abonnement wordt uiterlijk binnen 3 werkdagen geleverd maar het is meer regel dan uitzondering dat deze de volgende werkdag al geleverd wordt en medewerkers direct aan de slag kunnen.

Afbeelding Intern en extern samenwerken Afbeelding Jaarlijks terugkerende kosten
Afbeelding Werken in de Cloud, altijd en overal
Afbeelding Toegangs- en versiebeheer
Afbeelding Flexibel, makkelijk op- en afschalen
Afbeelding Geen initiële- en onderhoudskosten
Afbeelding Snel aan de slag
Overige mogelijkheden Dan zijn er nog een tweetal mogelijkheden die weliswaar (helaas) nog veel worden toegepast maar eigenlijk niet aan te raden zijn. Deze methoden stoelen vooral op de 'oude' manier van werken waarbij bestanden worden losgekoppeld van het bronbestand en het delen van bestanden wordt gedaan door verzending of het up-/downloaden daarvan:
eTransmit for Revit Met de add-in eTransmit for Autodesk Revit kun je een Revit model met alle bijbehorende bestanden kopiëren naar één enkele folder. Op deze wijze creëer je een complete dataset die per mail of up-/download dienst (WeTransfer, Dropbox, etc.) naar interne en externe partijen kan worden gestuurd. Omdat versies los worden gekoppeld van het bronbestand is het belangrijk dat u zelf goed in de gaten houdt welke partij met welke revisie aan het werk is en wanneer deze weer gevoed moeten worden met actuele informatie. Een klus die erg foutgevoelig is en regelmatig tot torenhoge onkosten leidt.

Afbeelding Eenvoudig proces Afbeelding Geen Worksharing
Afbeelding Geen, tot lage kosten Afbeelding Dataset voorbereiden omslachtig
Afbeelding Snel verouderde informatie
Afbeelding Geen versiebeheer
Afbeelding Geen toegangsbeheer
Afbeelding Geen opmerkingen plaatsen
FTP Sites – Cloud Apps – WAN Accelerators Met deze methoden kunnen bestanden gedeeld en kan data uitgewisseld worden. Worksharing is dan niet mogelijk, maar met deze methoden is het voordeel dat de data gecentraliseerd staat op één fysieke locatie.
Afgezien van dit voordeel bieden deze oplossingen geen van de in de andere onderdelen besproken voordelen. Als je bestanden op deze wijze distribueert moet je dus goed zelf in de gaten houden welke revisie het betreft.
Dit kan gedaan worden middels naamgeving van de bestanden of een substructuur in de mappen van het betreffende project.

Afbeelding Data gecentraliseerd Afbeelding Geen Worksharing
Afbeelding Relatief lage kosten Afbeelding Beveiligingsrisico
Afbeelding Afhankelijkheid van derden
Afbeelding Geen geïntegreerde backup
Afbeelding Geen versie- en rechtenbeheer
Afbeelding Geen opmerkingen plaatsen
Vergelijkend overzicht Om snel een keuze te kunnen maken tussen de verschillende mogelijkheden is onderstaand overzicht wellicht handig:
Afbeelding
Tot slot In dit artikel hebben we de verschillende mogelijkheden op een rijtje gezet om bestanden te delen en samen te werken in een project. In de komende artikelen bespreken we de diverse mogelijkheden individueel, en duiken we uitvoerig in de details. Uiteindelijk zullen de artikelen u van alle informatie voorzien om een afgewogen keuze te kunnen maken welke vorm het meest geschikt is voor u. Houd hiervoor onze nieuwsbrieven en dit forum in de gaten!

Wie is er online

Gebruikers op dit forum: Geen geregistreerde gebruikers en 2 gasten

cron
Autodesk AEC Collection